1. Określenie, czy dane szkolenie jest potrzebne

Inwestycja w szkolenie pracownika nie jest i nie powinna być decyzją podejmowaną w sposób nieprzemyślany. Jednak każdego dnia nieodpowiedzialne firmy i organizacje wysyłają tysiące pracowników na setki szkoleń i kursów w całym kraju. Po powrocie ze szkolenia nikt nie zadaje nawet pytań w stylu: „Czego się nauczyłeś i jak masz zamiar wykorzystać to w pracy?” Co gorsza, firmy te oczekują od pracownika powracającego ze szkolenia wyraźnej poprawy efektywności jego pracy, mimo że owo szkolenie nie ma w rzeczywistości nic wspólnego z pełnioną przez niego funkcją.

Odpowiednio dobierając szkolenia dla pracowników Twoja firma może zatem zaoszczędzić naprawdę ogromne pieniądze. Zazwyczaj przedsiębiorstwa szkolą pracowników ze względu na któryś z dwóch powodów:

• traktują szkolenia pracownicze jako proces systematycznie prowadzący do rozwoju,
• chcą zapoznać daną grupę pracowników z danym tematem.

Jeśli Twoja firma zalicza się do pierwszej kategorii, największym wyzwaniem jest dopasowanie odpowiednich tematów szkoleń do odpowiedniej grupy pracowników. Sprawdzoną i praktyczną metodą radzenia sobie z tym problemem jest przeprowadzenie wśród nich ankiety, w której przedstawią swoje priorytety co do tematu szkolenia, a także zaprezentują praktyczne możliwości i udogodnienia, które owo szkolenia przed nimi stworzy.

W przypadku drugiej grupy najważniejsze jest, aby dobrze zidentyfikować umiejętności grupy, o której myślimy pod kątem szkolenia. Na przykład nie można wysyłać na jedno szkolenie osób o wyraźnie odmiennym poziomie kwalifikacji – osoby zaawansowane po prostu będą się na nim nudzić.

Wielką sztuką jest odpowiedni dobór firmy szkoleniowej. Warto zadawać pytania i zbierać oferty od firm, żeby móc kompetentnie porównać ich poziom i oferowane warunki współpracy. Należy ponadto jak najszybciej określić, czy nasz firma jest zainteresowana szkoleniem otwartym dla kilku wybranych pracowników, czy też szkoleniem zamkniętym organizowanym specjalnie, tylko i wyłącznie dla szerszej naszej firmy. Oto podstawowe pytania, które należy zadać przedstawicielowi firmy szkoleniowej przed podjęciem decyzji o jej wybraniu:

• Jakie korzyści osiągnęli ze szkolenia wasi poprzedni klienci?
• W jaki sposób ponosicie odpowiedzialność za rezultaty szkolenia?
• Czym wasze szkolenie różni się od innych, teoretycznie podobnych?
• Jak pomożecie nam zmodyfikować program na specjalne potrzeby naszej firmy?
• Jakie materiały pomocnicze zapewniacie?
• Czy możemy przeglądnąć owe materiały przed szkoleniem?
• Czy wasze szkolenie jest interaktywne?
• Jakie doświadczenie posiada trener?
• Czy możemy przeprowadzić rozmowę z trenerem przed szkoleniem?

To jedynie podstawowe informacje, które należy „wyciągnąć” od firmy szkoleniowej. Mając takowe można podjąć odpowiedzialną decyzję co do wyboru organizatora szkolenia dla pracowników naszego przedsiębiorstwa.

2. Wybór programu szkolenia

Z pewnością program szkolenia należy dostosować w miarę możliwości do specyficznych potrzeb naszej firmy. Przytoczone powyżej ramowe programy poszczególnych szkoleń powinny wydatnie pomóc w wybraniu odpowiedniego planu dla naszego przedsiębiorstwa.

3. Wybór trenera

Zanim dokonamy wyboru szkolenia, należy zwrócić baczną uwagę na osobę trenera, który ma je prowadzić. Różnią się bowiem oni między sobą w sposób znaczny. Trzeba przede wszystkim porównać praktykę poszczególnych trenerów, gdyż to właśnie ich wiedza praktyczna decyduje o przydatności prowadzonego przez nich szkolenia. Niemniej ważne jest jednak doświadczenie w kształceniu innych. Oznacza ono bowiem zazwyczaj bardziej praktyczny i skuteczny trening umiejętności.

Odpowiednio przekazana wiedza jest kluczem do sukcesu w  procesie szkoleniowym. Doświadczeni trenerzy stosują indywidualne i sprawdzone przez siebie metody nauczania, które kształcą w uczestnikach najbardziej potrzebne umiejętności.

4. Ocena szkolenia

Nikt nie jest doskonały… Niestety nie zawsze jesteśmy w stanie wyselekcjonować odpowiednią firmę szkoleniową, tudzież odpowiednio dobrać program i tematykę szkolenia dla naszej kadry.

Warto po pewnym czasie od ukończenia szkolenia dokonać jego oceny z punktu widzenia pracodawcy. Należy mianowicie sprawdzić, jak nabyte umiejętności wpłynęły na wzrost wartości firmy. Sprawdzić należy na przykład, czy telemarketer lub handlowiec zwiększył swoją sprzedaż, czy negocjatorowi udaje się częściej wygrywać kontrakty itp. Warto także przeprowadzić rozmowy z pracownikami – uczestnikami szkolenia, aby zebrać dotyczące szkolenia szczegółowe informacje „z pierwszej ręki”. Opinia uczestników jest bowiem jednym z głównych wyznaczników efektywności treningu osobowego.

Osoba odpowiadająca za szkolenia w firmie powinna także dowiedzieć się od nich, jakie umiejętności zdobyli i w jaki sposób mają zamiar je wykorzystać na korzyść firmy. Ważne jest także, by utrzymywać stały kontakt z firmami szkoleniowymi, które dobrze się sprawdziły. Może to bowiem zaowocować długofalową współpracą, a co za tym idzie lepszymi warunkami finansowymi wzajemnej umowy.

5. Opracowanie materiałów

Jeśli tworzymy w naszej firmie wewnętrzny system szkoleń, warto pomyśleć o dystrybucji materiałów szkoleniowych. Ich udostępnienie szerszej grupie pracowników ułatwia kontynuację procesu szkoleniowego – pracownicy mogą przed rozpoczęciem właściwego szkolenia przeglądnąć zarysy programów i poznać podstawowe pojęcia i terminy związane z tematem szkolenia.

Niejednokrotnie przedstawienie takich ram programowych może zachęcić pracownika do ubiegania się o uczestnictwo w szkoleniu, a także zwiększyć jego zainteresowanie ważną z punktu widzenia przedsiębiorstwa tematyką.

6. Możliwość powtórki

Trzeba uwierzyć, że szkolenie to nie jednorazowe zdarzenie, ale długofalowy proces. Jeżeli zapewniamy pracownikom możliwości samorozwoju, dbamy o nieustanną aktualizację ich umiejętności, możemy być pewni, że nasza firma podąża z duchem czasu i rozwija się we właściwym kierunku. Niejednokrotnie warto zorganizować powtórnie dane szkolenie. Powody takiego kroku mogą być różnorakie. Na pewno za takim rozwiązaniem świadczy ewentualna utrata pewnej liczby pracowników na określonych stanowiskach. Taka strata wywołuje potrzebę powtórzenia szkolenia, w celu przygotowania nowej kadry do lepszego pełnienia obowiązków.

Innym powodem takiej decyzji może być konieczność uaktualnienia zakresu wiedzy z danej dziedziny. Szkolenie może mieć zmodyfikowany program, dzięki czemu rozwinie umiejętności pracowników.